現場の職人に加えて、営業担当や事務員など、多くの従業員の連携によって動いている足場業者。
職人が自らの肉体を生かして足場の施工に勤しんでいるかたわら、営業担当は外部関係者との連絡を取り合い、事務員は経費管理など会社に関係する多種多様な情報を整理しています。
おそらく、多くの足場業者が同じような役割分担でお仕事をしていると思います。
そんな足場業者のお仕事の中で、とりわけ大変な業務があります。
それが、業務管理です。
一見、朝早くから重い足場材を何度も運搬する現場の仕事の方が大変そうに思えます。
確かにそれは事実です。現場では天候の変化や残業など、自分たちではどうにもならない出来事に振り回されながら、それでも納期に間に合わせなければなりません。
しかしながら、管理業務ならではの大変さというのも存在します。
しかも管理業務の悩みには、社内の全ての関係者に影響するものもあります。
そこで今回は、業務管理における足場業者ならではの悩みを説明した上で、効果的な対策をご紹介します。
1.特殊な足場業界
足場業界には、他の建設・建築業と比べて独特な点があります。
それは、1つの工事につき案件が2つあるということです。
具体的にいうと、足場工事には「建方（組み立て）」と「解体（バラシ）」の2つの案件に分かれています。
案件ごとに細かい情報は異なるため、管理しなければならない情報は単純に2倍になります。
このことを踏まえた上で、具体的にどんな悩みがあるのかを見ていきましょう。
2.足場業者の悩み（特に管理業務）
足場業者の管理業務には、大きく分けて3つの業務が存在します。
それが、見積管理・工程管理・請求管理です。
見積管理とは、工事を依頼する側との相談を経て決まった見積金額を、案件ごとに管理することです。
工程管理とは、建方・解体それぞれの案件情報を紙面やホワイトボード上に記入し、いつでも確認できるようにしておくことです。
請求管理とは、工事の締日・支払日に応じた請求金額を、請求書を発行するなどして管理することです。
この3つの管理業務において、一体どんな悩みがあるのでしょうか。
・それぞれの管理が独立して（＝バラバラに）行われている
悩みというより、基本的に多くの足場業者は管理業務を手作業で行なっているのではないのでしょうか。
手作業での管理だと、見積から請求まで一貫して行なうことができないため、多くの手間と時間がかかります。
具体的な金額もエクセルでの管理か、極端な場合は手書きで行なわれているため、正確に記述するのは大変です。
・ホワイトボードでの管理が面倒
多くの足場業者では、事務所にあるホワイトボード上に工事案件を記入しています。
ホワイトボードは建方と解体で記入する欄が区別されているため、一応情報を住み分けして記入することは可能になっています。
しかし、ホワイトボードでは記入できる範囲に限りがあるため、とにかく見づらいです。
限られた枠にところせましと情報が書かれているので、一目で情報を確認するのはかなり難しいです。
ここまで管理業務に関する足場業者ならではの悩みを見てきましたが、上記の悩みによりどんなデメリットがあるのでしょうか。
・あまりにも多くの時間と手間を取られる
今までも少し述べてきましたが、それぞれの管理を手作業で・独立して行なっていると、管理業務に莫大な時間と手間を取られてしまいます。
足場業者の中には、社長が管理業務を行なっているところもあります。
その場合、ただでさえ忙しい現場の業務を終えた後に、面倒な管理業務に夜遅くまで追われることになり、心身ともにクタクタになってしまいます。
・新しい取り組みや社員教育のための時間を確保できない
管理業務に時間と手間を取られると、他の業務に手が回りません。
そのため、これから会社を成長させていこうと考えていても、新しい取り組みを考える時間や、若手社員の教育の時間を十分に確保することがなかなか難しいです。
また、日々の管理業務に追われて疲労がたまると、仕事のパフォーマンスが低下してしまう可能性も高いです。
・ミスが多発する
元請業者から仕事の依頼があった場合、多種多様な情報が存在します。
日時、住所、資材、車両、現場ごとの注意点など複雑かつ大量の情報が担当者ベースでやり取りされており、突発的な予定変更も珍しくありません。
そのため、共有される全ての情報をホワイトボードだけで管理しきることはかなり難しく、認識の相違によるミスが起きてしまいがちです。
また、経費管理の面でも、案件ごとの見積・請求金だけでなく、営業担当者の交通費など、多くの情報がやりとりされています。
それに対して、主な管理方法はエクセルへの手打ち入力であるため、どうしても記入ミスが発生してしまいます。
3.効果的な解決方法
ここまで見てきたように、足場業者の管理業務には多くの悩みやデメリットが存在し、その悪影響が多くの関係者に及んでしまうことを説明しました。
足場業者からすれば長年やり続けてきた方法なので、今の管理方法でもそこまで大きな支障はないかもしれません。
しかし、放っておけばいずれ大きなトラブルを起こしかねないデメリットがあるのも事実です。
また、現行の業務管理に課題を感じて、なんとかしたいという足場業者の方も中に入るのではないでしょうか。
そこで、かなり効果的な対策があります。
それが、弊社の運営している「足場オヤカタ」です。
足場オヤカタは、足場業界に特化した施工管理ソフトです。
主な機能は以下の通りです。
①自社管理
過去・現在・未来の案件情報を写真付きで保存したり、さまざまな情報整理を足場オヤカタによって最適化したりすることで、『いつ、誰が、どのお客様の、どの様な現場に』といった情報管理力の向上を可能にしています。
②請求管理
見積書の作成や過去の見積書の管理を簡易的に行えます。
着工した工事は自動的に締日、支払日に準じて、請求金額として自動計算されますし、建方工事と解体工事で請求比率を変更したり、場合によっては出来高での請求も出来るなど、足場業界特有の請求シーンに対応しています。
請求書の発行に関しては1クリックで書式化出来るため、請求書発行業務に要していた時間と労力は大幅に削減できます。
③支払い管理
足場オヤカタでは、支払金額の自動算出から簡易的に変更できる金額調整機能など、下請業者に対する支払管理業務を、正確性を上げつつ時短出来る機能が備わっています。
また、下請業者から提出される請求書も自動で作成することが可能なので、下請業者からもらった請求書の整合性を確認することができます。
足場オヤカタには魅力的な機能がたくさん備わっているので、もしご興味あれば気軽にご連絡ください。
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まとめ
本記事では、他の建設・建築業と比べて特殊な仕組みがある足場業者ならではの悩みをご紹介しました。
今までやり続けてきた方法をいきなり変えるのは難しいかもしれませんが、足場オヤカタに魅力を感じたら、ぜひ一度ご検討していただければ幸いです。